Teknologi Akan Mengatasi Pengeluaran Reimbursement Transportasi

JAKARTA - Reimbursement sudah menjadi keseharian dari operasional perusahaan dan para karyawannya. Walau terlihat simpel, proses reimbursement dapat mempengaruhi kelancaran arus kas perusahaan dan kepuasan kerja karyawan.



Reimbursement adalah pengembalian dana pribadi yang telah dikeluarkan karyawan untuk menalangi keperluan kantor atau kerja, seperti biaya taksi online saat pergi ke pertemuan bisnis. Setelah pengeluaran dilakukan, karyawan biasanya akan mengajukan reimbursement dengan menyerahkan bukti pembayaran ke perusahaan.

Jansen Jumino, Chief Business Officer Mekari, perusahaan software-as-a-service (SaaS) yang menghadirkan Mekari Expense sebagai solusi pengelolaan pengeluaran bisnis, mengatakan bahwa walau terlihat sederhana, ada beban administratif dan keuangan yang ditanggung perusahaan untuk memproses dan mengeluarkan reimbursement.

Pengeluaran untuk transportasi menjadi kategori reimbursement yang paling sering diajukan, mengingat tingginya mobilitas kerja di era hybrid work. Hingga 30% dari jenis reimbursement menutupi pengeluaran kendaraan, bensin, parkir, dan service.

“Adanya sub-kategori pengeluaran mengharuskan perusahaan untuk memiliki sistem reimbursement yang bisa menangani kompleksitas tersebut. Sebagai contoh, perjalanan dinas harus tercatat dan terhitung dengan akurat karena terdiri dari banyak komponen pengeluaran, seperti per diem, transportasi, dan akomodasi,” kata Jansen

Karena kerap mengunjungi pelanggan dan mitra bisnis, tim sales dan commercial adalah divisi yang paling sering mengajukan reimbursement.

Sebanyak 40% dari pengajuan reimbursement berasal dari tim tersebut, diikuti oleh tim operasional dan produk (18%) yang acap kali mengecek langsung keadaan pasar. Tim engineering dan lapangan (16%) yang juga biasa terjun ke lapangan berada di posisi ketiga.

“Tim yang menyelesaikan kerja dari kantor, seperti keuangan dan HR, tetap mengajukan reimbursement untuk pengeluaran terkait ATK serta kas kecil lainnya,” katanya.

Berdasarkan data, sebanyak 83% karyawan mengajukan reimbursement dalam 7 hari setelah tanggal transaksi. Selain itu, karyawan aktif umumnya mengajukan reimbursement rata-rata 5 kali sebulan dengan rata-rata nilai total Rp250 ribu.

“Teknologi berupa solusi pengelolaan keuangan bisnis akan membantu perusahaan menerapkan dan menjalankan sistem reimbursement secara baik. Solusi memungkinkan karyawan mengajukan reimbursement beserta bukti transaksi dengan mudah melalui aplikasi yang terhubung ke payroll dan keuanga,'' tanda Jansem